Handgeschreven en gescande lijsten
Veel klanten faxen of mailen nog altijd handgeschreven bestellijsten of foto's daarvan, zonder enige structuur.
VerkoopordersBoomkwekerijInfoGroen / GroenVisionGenAI
Verkooporders met Antoon Rijnbeek
Van élk orderformat naar één geautomatiseerde flow
IMAG-codes brachten standaard, maar de praktijk bleef rommelig. ENTR maakt elk inkomend order verwerkbaar, direct in GroenVision.
0%
Tijdsbesparing op orderverwerking
0 weken
Van kick-off naar livegang
Over de klant
Een familiebedrijf dat groen laat groeien
Antoon Rijnbeek is een toonaangevende boomkwekerij die kwekers, hoveniers en groothandels in heel Europa bedient. De sector heeft met IMAG-codes geprobeerd orders te standaardiseren, maar in de praktijk komen orders nog steeds in álle formats binnen, van keurige spreadsheets tot vrije e-mails. Dat betekende dagelijks veel handmatig werk om alles correct in GroenVision (InfoGroen) te krijgen.
- Sector
- Boomkwekerij
- ERP
- GroenVision (InfoGroen)
- Use case
- Inkomende verkooporders
- Standaard
- IMAG-codes
“Quote”
De uitdaging
Standaarden in theorie, chaos in de praktijk
Ondanks IMAG-standaardisatie bleef de orderverwerking grotendeels handmatig. Orders kwamen op de meest traditionele manieren binnen, van handgeschreven boodschappenlijsten op briefpapier tot Excel-sheets waarin klanten met vinkjes hun bestelling samenstelden. Te veel variatie voor klassieke automatisering.
Excel-sheets met vinkjes
Andere klanten sturen elke week dezelfde sheet terug, met vinkjes of aantallen in kolommen achter de gewenste artikelen.
IMAG dekt niet alles
De IMAG-standaard helpt, maar veel orders vallen er buiten of bevatten afwijkingen die handmatige correctie vergen.
Geen moderne API's mogelijk
GroenVision (InfoGroen) bood geen moderne API-koppelingen voor automatische orderinvoer, dus alles werd dagelijks handmatig in het ERP geklopt.
De oplossing
Eén GenAI-laag boven GroenVision
ENTR leest élk inkomend orderformat, van handgeschreven lijst tot Excel met vinkjes, en levert het resultaat aan in GroenVision via een geautomatiseerde CSV-import, omdat moderne API-koppelingen niet beschikbaar waren. Validatie van klanten en artikelen gebeurt via leesrechten op de GroenVision-database.
CSV-import in GroenVision
Omdat moderne API's niet mogelijk waren, levert ENTR de orders aan via een robuuste CSV-import die GroenVision direct kan inlezen, zonder aanpassing aan het ERP.
Begrijpt élk format
Generatieve AI leest IMAG-bestanden, vrije e-mails, PDF's, Excel-sheets met vinkjes én handgeschreven lijsten, zonder per-klant templates.
Validatie via DB-leesrechten
Klant- en artikelmatching wordt gevalideerd door rechtstreeks de GroenVision-database uit te lezen, zo komt er nooit vervuilde data in het ERP.
Slim leren van uitzonderingen
Correcties van Antoon en Marvin worden onthouden, waardoor het systeem dagelijks accurater wordt.
Resultaten
Een transformatie voor de binnendienst
Antoon en Marvin werken nu elke dag met ENTR, en zien direct het verschil in tijd, accuratesse en werkplezier.
85%
Tijdsbesparing
Het overgrote deel van de orderverwerking gaat automatisch, handmatig typewerk is sterk gereduceerd.
5 weken
Implementatietijd
Van kick-off tot volledige livegang in slechts vijf weken.
Elke dag in gebruik
Adoptie door eigenaar
Antoon en Marvin werken dagelijks met ENTR, een teken van échte adoptie.
Partnership
Met InfoGroen
De samenwerking leidde tot een officiële partnership met InfoGroen rondom GenAI bovenop GroenVision.
Ons team staat klaar voor jouw case
Wij denken graag met je mee. Ontdek hoeveel tijd jouw organisatie kan besparen met slimme automatisering en plan een afspraak in.