Ja, je kunt orderinvoer naar Business Central automatiseren zonder sjablonen per klant. ENTR leest binnenkomende orders uit e-mail, PDF en Excel, koppelt klant en artikelen aan de gegevens in Business Central en zet de order klaar of boekt hem door. Je binnendienst ziet alleen de orders die niet kloppen.
Waarom kost orderinvoer in Business Central zoveel tijd?
Business Central is populair bij groothandels en productiebedrijven, maar binnenkomende orders per mail of PDF komen er niet vanzelf in. Iemand opent de mail, zoekt de klant op, voegt regel voor regel artikelen toe en controleert prijzen. Bij veel kleine orders per dag loopt dat snel op.
Het typen zelf is zelden het probleem. De tijd zit in uitzoeken: welke klant is dit, welk artikel bedoelt hij, klopt de prijs en is de leverdatum haalbaar. Juist dat uitzoekwerk moet je automatiseren.
Hoe werkt automatische orderinvoer naar Business Central?
- Ontvangen. Orders komen binnen in een gedeelde mailbox, als bijlage of in de mailtekst zelf.
- Lezen. Generative AI leest het document zoals een collega dat doet, zonder vaste sjablonen per klant.
- Koppelen. Klant, afleveradres en artikelen worden gezocht in de stamgegevens uit Business Central, ook als de klant zijn eigen omschrijving gebruikt.
- Controleren. Afspraken per klant, zoals minimale afnames of vaste prijzen, worden in gewone taal vastgelegd en bij elke order gecontroleerd.
- Doorzetten. De gecontroleerde order komt als verkooporder in Business Central. Afwijkingen gaan naar een collega met uitleg wat er niet klopt.
| Onderdeel | Handmatig of OCR | ENTR |
|---|---|---|
| Nieuwe klantlayout | Nieuw sjabloon of handmatig | Direct leesbaar, geen sjabloon |
| Eigen artikelomschrijving klant | Opzoeken in het systeem | Gekoppeld aan het artikelbestand |
| Klantafspraken | Uit het hoofd | Vastgelegd in gewone taal, elke order gecontroleerd |
| Verwerking in Business Central | Regel voor regel invoeren | Verkooporder klaargezet of geboekt |
Welke koppeling met Business Central heb je nodig?
Business Central is een cloudomgeving met standaard koppelmogelijkheden, dus de technische aansluiting is meestal het kleinste deel van het project. Het meeste werk zit in het goed vastleggen van je artikelbestand en klantafspraken. Werk je nog met Dynamics AX of NAV en ga je over naar Business Central? Dan kan orderautomatisering meeverhuizen.
Voorbeelden: Delta Wines en Jarola Groep
Wijngroothandel Delta Wines werkt met Business Central en verwerkt nu 80% van de verkooporders automatisch, met ongeveer 8 minuten besparing per order. Lees de case van Delta Wines. Technische groothandel Jarola Groep verwerkt meer dan 30.000 orders per jaar naast EDI, was live in 2,5 week en gaat van Dynamics AX naar Business Central. Lees de case van Jarola.
Hoe begin je?
Start met één orderstroom, bijvoorbeeld de orders uit de gedeelde mailbox van je binnendienst. Draai een paar weken schaduw mee: ENTR verwerkt de orders, je team controleert de uitkomst. Pas als het klopt, gaan orders automatisch door naar Business Central.
- Hoeveel orders per dag komen er binnen, en in welke vormen?
- Welke klanten gebruiken eigen artikelnummers of omschrijvingen?
- Welke controles doet je team nu uit het hoofd?
- Moet de order als concept of direct als definitieve order in Business Central komen?
Wil je zien hoe dit er voor jouw Business Central-omgeving uitziet? Plan een demo of lees meer over automatische orderverwerking.
