Een goed alternatief voor Scan Sys hangt af van welke documenten je wilt automatiseren. Gaat het om inkoopfacturen, dan kijken bedrijven vaak naar factuurpakketten zoals Blue10 of Continia. Gaat het om klantorders, leveranciersbevestigingen en orderregels die per klant anders zijn, dan is een sjabloonvrije oplossing zoals ENTR de betere keuze: Generative AI leest elk document, controleert het tegen je ERP en je team ziet alleen de uitzonderingen.
Waarom zoeken bedrijven een alternatief voor Scan Sys?
Scan Sys (ImageCapture) is van oudsher sterk in het herkennen van documenten met OCR. Dat werkt goed zolang documenten er steeds hetzelfde uitzien. In de praktijk stuurt elke klant en elke leverancier een andere lay-out, een Excel-lijst of een mail met een paar regels tekst. Dan moet je sjablonen bijhouden, en blijft er veel handwerk over.
De vraag is dus zelden "welke scanner leest beter", maar: welke oplossing begrijpt wat er in het document staat en weet wat ermee moet gebeuren in je ERP.
Welk alternatief past bij welke documentstroom?
| Documentstroom | Waar je op let | Type oplossing |
|---|---|---|
| Inkoopfacturen | Matching op inkooporder en ontvangst, grootboeksuggesties | Factuurpakketten (bijv. Blue10, Continia) of ENTR |
| Klantorders uit e-mail, PDF en Excel | Artikelmatching op klantomschrijving, afspraken per klant | Sjabloonvrije order-AI zoals ENTR |
| Leveranciersbevestigingen | Afwijkingen in prijs, aantal en leverdatum tegen je inkooporder | Sjabloonvrije order-AI zoals ENTR |
| Gestructureerde EDI-orders | Stabiele berichtformaten | EDI-koppeling in je ERP |
Wat is het verschil tussen OCR met sjablonen en Generative AI?
OCR met sjablonen leest tekst op vaste plekken. Verandert de lay-out, dan moet het sjabloon mee. Generative AI leest een document zoals een collega dat doet: het snapt dat "levering wk 48" een leverdatum is en dat "zelfde als vorige keer, maar 20 stuks" een orderregel is. Daardoor werkt het ook bij nieuwe klanten en leveranciers zonder extra instellen.
Hoe controleert een alternatief of een order echt klopt?
Uitlezen is pas de helft. ENTR koppelt klant, afleveradres en artikelen aan de stamgegevens in je ERP, ook als de klant een eigen omschrijving gebruikt. Afspraken per klant of leverancier leg je vast in gewone taal, bijvoorbeeld "bij deze klant altijd per pallet leveren". Elke order wordt daartegen gecontroleerd. Wat niet klopt, komt bij je team terecht met de reden erbij.
Met welke ERP-systemen werkt een alternatief voor Scan Sys?
ENTR werkt met onder andere SAP, Microsoft Dynamics en Business Central, Exact (Globe en Online), AFAS, MKG, GroenVision, Proteus en Isah, en ook met eigen of oudere systemen zonder API.
Hoeveel beter is het resultaat dan met OCR?
Bij De Mors ging het percentage inkoopfacturen dat in één keer goed is van 30 tot 40% met de vorige OCR naar 95% first time right. Bij Voortman Steel Machinery bespaart het team meer dan 80% van de tijd op handmatige order- en offerteverwerking.
Hoe snel kun je overstappen van Scan Sys?
Een implementatie van ENTR is binnen 6 weken live, inclusief een periode waarin ENTR meedraait naast je huidige werkwijze. Zo zie je eerst de resultaten op je eigen documenten voordat je overstapt.
Welke vragen stel je voordat je kiest?
- Gaat het om facturen, klantorders, leveranciersbevestigingen of alles samen?
- Hoeveel verschillende lay-outs komen er per maand binnen?
- Moeten orderregels worden gekoppeld aan artikelcodes in je ERP?
- Wie houdt de sjablonen of regels bij, en hoeveel tijd kost dat nu?
Wil je de verschillen met Scan Sys op een rij? Lees de vergelijking tussen ENTR en Scan Sys of plan een demo met je eigen documenten.
