Ja, je kunt orderinvoer naar SAP automatiseren zonder sjablonen per klant. ENTR leest binnenkomende orders uit e-mail, PDF en Excel, koppelt klant en artikelen aan de gegevens in SAP en zet de order klaar of boekt hem door. Je binnendienst ziet alleen de orders die niet kloppen.
Waarom kost orderinvoer in SAP zoveel tijd?
SAP is sterk in het verwerken van orders die al gestructureerd zijn, via EDI of IDocs. Maar veel klanten sturen nog steeds een PDF, een Excel-lijst of een mail met een paar regels tekst. Die orders typt je binnendienst handmatig over in de salesorder, vaak met meerdere schermen en verplichte velden.
Het typen zelf is zelden het probleem. De tijd zit in uitzoeken: welke klant is dit, welk artikel bedoelt hij, klopt de prijs en is de leverdatum haalbaar. Juist dat uitzoekwerk moet je automatiseren.
Hoe werkt automatische orderinvoer naar SAP?
- Ontvangen. Orders komen binnen in een gedeelde mailbox, als bijlage of in de mailtekst zelf.
- Lezen. Generative AI leest het document zoals een collega dat doet, zonder vaste sjablonen per klant.
- Koppelen. Klant, afleveradres en artikelen worden gezocht in de stamgegevens uit SAP, ook als de klant zijn eigen omschrijving gebruikt.
- Controleren. Afspraken per klant, zoals minimale afnames of vaste prijzen, worden in gewone taal vastgelegd en bij elke order gecontroleerd.
- Doorzetten. De gecontroleerde order gaat naar SAP via de koppeling die bij jouw omgeving past. Afwijkingen gaan naar een collega met uitleg wat er niet klopt.
| Onderdeel | Handmatig of OCR | ENTR |
|---|---|---|
| Nieuwe klantlayout | Nieuw sjabloon of handmatig | Direct leesbaar, geen sjabloon |
| Eigen artikelomschrijving klant | Opzoeken in het systeem | Gekoppeld aan het artikelbestand |
| Klantafspraken | Uit het hoofd | Vastgelegd in gewone taal, elke order gecontroleerd |
| Verwerking in SAP | Overtypen in de salesorder | Gecontroleerd doorgezet via de koppeling |
Welke koppeling met SAP heb je nodig?
Dat hangt af van je SAP-versie en hoe je IT-team koppelingen beheert. Bestaande orderstromen via EDI blijven gewoon draaien. ENTR vult aan voor alles wat niet via EDI binnenkomt. Samen met je SAP-beheerder kiezen we de route waarlangs orders binnenkomen.
Voorbeeld: Voortman Steel Machinery
Voortman Steel Machinery werkt met SAP en verwerkt orders en offertes nu met ENTR. Dat leverde meer dan 80% tijdsbesparing op bij het handmatig verwerken van orders en offertes, live binnen 6 weken. Lees de case van Voortman.
Hoe begin je?
Start met één orderstroom, bijvoorbeeld de orders uit de gedeelde mailbox van je binnendienst. Draai een paar weken schaduw mee: ENTR verwerkt de orders, je team controleert de uitkomst. Pas als het klopt, gaan orders automatisch door naar SAP.
- Hoeveel orders per dag komen er binnen, en in welke vormen?
- Welke klanten gebruiken eigen artikelnummers of omschrijvingen?
- Welke controles doet je team nu uit het hoofd?
- Moet de order als concept of direct als definitieve order in SAP komen?
Wil je zien hoe dit er voor jouw SAP-omgeving uitziet? Plan een demo of lees meer over automatische orderverwerking.
