Van ruwe klantmails naar orders en offertes in SAP

Meer dan 80% tijdwinst op handmatige order- en offerteverwerking. Geïmplementeerd in zes weken, zodat die tijd nu gaat naar wat er echt toe doet: waardevol contact met klanten.

Plan een demo Meer cases

0%+

Tijdwinst op handmatige order- en offerteverwerking

0 weken

Van implementatie tot live verwerking

Over de klant

Een gevestigd familiebedrijf dat in beweging blijft

Met meer dan 50 jaar ervaring is Voortman Steel Machinery een begrip in de Nederlandse industrie. Het snelgroeiende familiebedrijf brengt diepgaande industriële kennis bij haar klanten. Om de backoffice gelijke tred te laten houden met die groei, koos Voortman ENTR als AI-partner voor order- en offerteverwerking.

Branche: Machinebouw
Ervaring: 50+ jaar
Verwerkt: Orders en offertes
ERP: SAP

“ENTR is een jong en dynamisch team dat echt betrokken is en goed met ons meedenkt. Ik waardeer vooral hun pragmatische aanpak: niet moeilijker maken dan nodig, maar samen kijken naar wat écht werkt en ons verder helpt.”

Glenn den Drijver, IT Manager, Voortman Steel Machinery

De uitdaging

Klanten omschrijven artikelen in hun eigen woorden

Veel orders en offerteaanvragen komen binnen als losse e-mailtekst. Voordat het team ze in SAP kon invoeren, moest eerst uitgevonden worden welke artikelen de klant bedoelde.

Ongestructureerde aanvragen

Orders en offerteaanvragen staan vaak direct in een e-mail, in plaats van als nette gestructureerde documenten.

Tijdrovend artikelenonderzoek

Klantomschrijvingen komen niet altijd overeen met de artikelinformatie in SAP. Het team besteedde veel tijd aan het uitzoeken van de juiste artikelen.

Handmatige order- en offerte-invoer

Na het interpreteren van elke aanvraag moest het team de order of offerte nog handmatig invoeren in de SAP-omgeving.

Een oplossing die bij het bedrijf past

Voortman zocht zowel snelle levering als de flexibiliteit om eigen werkwijzen te accommoderen. Een zorgvuldige selectie beoordeelde alle relevante aanbieders van orderverwerking.

De oplossing

Snelheid van een platform. Flexibiliteit van een bureau. Het beste van twee werelden.

ENTR werd gekozen vanwege de unieke combinatie van een bewezen platform en ruimte voor maatwerk. Zo kon er snel geleverd worden én kon worden aangesloten op de werkwijze en SAP-omgeving van Voortman.

Intelligente fuzzy matching

ENTR koppelt de formulering in klantmails aan de bedoelde artikelen, zonder dat er een exacte overeenkomst met de artikelomschrijving nodig is.

Orderhistorie als context

Historische orders helpen bepalen naar welk artikel de klant verwijst, waardoor het handmatige artikelenonderzoek voor veel aanvragen niet meer nodig is.

Orders en offertes in SAP

ENTR verwerkt binnenkomende orders en offertes in de bestaande SAP-omgeving van Voortman.

Geïmplementeerd in zes weken

De snelheid van een platform en flexibiliteit voor maatwerk kwamen samen in een implementatie van zes weken.

Resultaten

Minder handmatig werk, klaar om te schalen

ENTR bespaart inmiddels meer dan 80% van de tijd die zat in handmatige order- en offerteverwerking. We zijn nu klaar om ook de orderstroom in de VS te automatiseren, en klaar voor de volgende documentstromen van Voortman. We zijn er trots op dat we de AI-partner van Voortman zijn voor backoffice-automatisering. We zijn nog niet klaar.

80%+

Tijdwinst

Meer dan 80% minder tijd kwijt aan handmatige order- en offerteverwerking.

6 weken

Implementatie

Snelle levering, afgestemd op de specifieke werkwijze van Voortman.

SAP

Bestaand ERP

Orders en offertes worden verwerkt in de SAP-omgeving van Voortman.

Volgende stap

Klaar om de orderstroom in de VS te automatiseren, en daarna verdere documentstromen.