AI zet orders uit e-mail, PDF en Excel niet met één losse uitleesstap in je ERP. De complete orderstroom bestaat uit ontvangst, documentbegrip, klant- en artikelmatching, controles en overdracht naar het ERP. Een API kan die overdracht ondersteunen, maar is niet de enige mogelijkheid. Bij ENTR-klant Smurfit Westrock is een custom ERP zonder beschikbare API via XML gekoppeld.
Welke informatie moet uit de order komen?
Je hebt meer nodig dan de tekst van de bijlage. Denk aan de juiste klant, het leveradres, de orderreferentie, artikelen, aantallen en eenheden. De mail kan bovendien een aanvulling bevatten op de bijlage, zoals een gewijzigd adres. Bepaal welke bron leidend is wanneer mail en document elkaar tegenspreken.
Hoe voorkom je dat een bijlage los van de context wordt gelezen?
Laat de oplossing mail en bijlagen als één aanvraag beoordelen. Een Excel-bestand kan meerdere tabbladen bevatten; een PDF kan een prijslijst in plaats van een order zijn. Geef in je testset ook zulke voorbeelden mee. Een leesbaar bestand is niet vanzelf een geldige verkooporder.
| Stap | Alleen gegevens uitlezen | Ingerichte orderstroom |
|---|---|---|
| Ontvangst | Bijlage apart uploaden | Mail en documenten samen beoordelen |
| Documenttype | Tekst herkennen | Order onderscheiden van andere documenten |
| Artikel | Omschrijving teruggeven | Koppelen aan je artikelbestand |
| Controle | Alleen ingevulde velden zien | Eenheden en regels toetsen |
| Overdracht | Resultaat kopiëren | Via een geteste ERP-koppeling verwerken |
Hebben we een API nodig?
Dat hangt af van je ERP. Onderzoek welke invoerroute wordt ondersteund: een API, een bestandsimport of een andere gecontroleerde koppeling. De Smurfit Westrock-case beschrijft een XML-koppeling naar een custom ERP zonder beschikbare API. Dit bewijst dat een API niet altijd noodzakelijk is; het bewijst niet dat ieder oud systeem op dezelfde manier te koppelen is.
Hoe voorkom je dubbele of onvolledige orders?
Leg vast hoe de oplossing doorgestuurde mails, herhaalde bijlagen en wijzigingen behandelt. Controleer ook het antwoord van het ERP: een verzonden verzoek is nog geen geslaagde boeking. Dit zijn acceptatiecriteria voor de inrichting. Vraag bij een demonstratie om een herhaalde order en een aanvraag met een ontbrekend leveradres.
Wat moet sales support in de proef laten zien?
Neem een normale PDF, een afwijkend Excel-bestand en een mail met alleen vrije tekst mee. Voeg een tegenstrijdigheid tussen mail en bijlage toe. Beoordeel of de oplossing de juiste ordergegevens oplevert, onzekerheid toont en het resultaat aantoonbaar in je ERP terugkomt. Test niet uitsluitend de mooiste voorbeelden.
Waar begin je?
Breng mailbox, orderformaten en bestaande ERP-invoerroute in kaart. Begin met een afgebakende orderstroom en breid pas uit wanneer overdracht en controles zijn getest. Wie eerst de taakverdeling wil bepalen, kan lezen wat AI voor sales support kan overnemen. Zo blijft je team beschikbaar voor klanten in plaats van voor kopieerwerk.
