Kort antwoord: ja. AI kan verkooporders, orderbevestigingen van leveranciers en facturen direct aanmaken in Exact Online, Exact Globe, MKG, SAP en Microsoft Dynamics 365 Business Central. ENTR leest het document, controleert het tegen de gegevens in je ERP en schrijft het goedgekeurde resultaat weg via de API of importroute die je ERP ondersteunt.
Wat de AI nodig heeft uit je ERP
- Stamgegevens: klanten, leveranciers, artikelen en prijslijsten, om te matchen en te controleren
- Openstaande orders: om orderbevestigingen en facturen te vergelijken met wat besteld is
- Een schrijfroute: API, importbestand of staging tabel om de order aan te maken
Per ERP in het kort
Exact Online en Exact Globe
Exact Online heeft een REST API voor verkooporders en inkoopdata. Exact Globe koppel je meestal via de XML-import of de database. Beide zijn veel gebruikt in de Nederlandse groothandel.
MKG
MKG wordt veel gebruikt in de Nederlandse maakindustrie. ENTR is MKG-partner en koppelt met verkooporders en inkoopgegevens.
SAP
Bij SAP Business One en S/4HANA worden orders aangemaakt via standaard interfaces zoals de Service Layer, IDocs of OData-services, afhankelijk van het landschap.
Business Central
Business Central biedt een standaard API voor verkoop- en inkoopdocumenten, waardoor de koppeling relatief snel staat.
| Aspect | Handmatige invoer | Met ENTR |
|---|---|---|
| Order aanmaken | Veld voor veld typen | Automatisch aangemaakt na goedkeuring |
| Artikelnummers | Met de hand opzoeken | Gematcht uit ERP-data |
| Prijscontrole | Afhankelijk van de medewerker | Elke keer tegen de prijslijst |
| Bevestiging vs inkooporder | Regel voor regel vergelijken | Afwijkingen automatisch gemarkeerd |
| Later van ERP wisselen | Team opnieuw trainen | Connector wisselen, zelfde proces |
Zo verloopt een typische uitrol
- Week 1 en 2: mailbox en leestoegang tot het ERP koppelen, stamgegevens inladen
- Week 3 en 4: schaduwdraaien naast het huidige proces en instructies per klant aanscherpen
- Week 5 en 6: wegschrijven naar het ERP aanzetten en het team trainen
Conclusie
De vraag is zelden of je ERP orders van AI kan ontvangen, maar hoe goed de gegevens worden gecontroleerd voordat ze landen. Kies een oplossing die je ERP-data leest, niet alleen het document.
