Kort antwoord: gebruik een AI-platform dat je ordermailbox uitleest, elke e-mail en bijlage zonder sjablonen leest, de klant en elke orderregel matcht met je ERP-gegevens en de complete order klaarzet voor goedkeuring met één klik. Bij maakbedrijven en groothandels verdwijnt zo meestal 70 tot 90 procent van het overtikwerk.
Waarom e-mailorders zo lastig te automatiseren zijn
Klanten bestellen zoals het hen uitkomt: een PDF uit hun eigen systeem, een Excel-bestand, een foto of gewoon een paar regels in de mail. Artikelomschrijvingen staan in hun woorden, niet in de jouwe. Klassieke OCR heeft een vaste lay-out per afzender nodig en heeft niets om vast te pakken als de order gewone tekst is.
Zo verwerkt AI een ordermail, stap voor stap
- Ophalen: ENTR leest de gedeelde ordermailbox in Outlook of Gmail en filtert alles wat geen order is.
- Lezen: generatieve AI haalt klant, afleveradres, datums en orderregels uit de mailtekst en bijlagen.
- Matchen: fuzzy matching koppelt elke regel aan het juiste artikelnummer op basis van je artikelbestand en de orderhistorie van de klant.
- Controleren: prijzen, aantallen, minimale afnames en klantspecifieke regels worden gecontroleerd en afwijkingen gemarkeerd.
- Goedkeuren en doorzetten: sales support kijkt alleen naar wat gemarkeerd is en zet de order met één klik in het ERP.
| Aspect | Handmatig / OCR | Met ENTR |
|---|---|---|
| Orders in mailtekst | Met de hand overtikken | Automatisch gelezen |
| Nieuwe lay-out van klant | Nieuw sjabloon of handwerk | Geen sjabloon nodig |
| Omschrijvingen van de klant | Opzoeken in het ERP | Gematcht met artikelnummer |
| Fouten in prijs of aantal | Later ontdekt, bij facturatie | Gemarkeerd vóór invoer |
| Pieken in ordervolume | Overwerk of extra mensen | Zelfde team verwerkt meer |
| Tijd per order | Minuten per order | Seconden om te checken en goed te keuren |
Wat sales support blijft doen
Het team houdt de regie. In plaats van typen beoordelen ze uitzonderingen, helpen ze klanten en verbeteren ze de service. Instructies per klant, zoals altijd op dinsdag leveren of dit referentieveld gebruiken, schrijf je in gewone taal en worden automatisch toegepast.
Wat je nodig hebt om te starten
- Een gedeelde mailbox waar orders binnenkomen
- Toegang tot je artikelbestand en recente orderhistorie
- Een importmogelijkheid in je ERP, zoals Exact, SAP, MKG, Business Central of een bestandsimport
Conclusie
E-mailorders zijn geen probleem van tekst lezen, maar van begrijpen wat de klant bedoelt. AI die lezen combineert met jouw eigen product- en orderdata maakt van overtikwerk een snelle controle.
